Бухгалтерская справка поможет избежать штрафов
Кроме обязательных первичных документов компании должны составлять бухгалтерские справки. Эти документы могут послужить дополнительным аргументом при возможных спорах с налоговиками. Рассмотрим, какие проблемы можно решить с помощью справки.
Когда неправильно отражены хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете
Обычно бухгалтерскую справку составляют для того, чтобы исправить ошибки, допущенные в бухгалтерском или налоговом учете. То есть в основном справка выполняет функцию уточнения данных учета. Сторнируя или корректируя неверную проводку, бухгалтер должен оформить справку. Конкретно о том, как должна выглядеть бухгалтерская справка, нигде не написано — ни в законе о бухгалтерском учете, ни в Налоговом кодексе. Поэтому каждый бухгалтер может разрабатывать форму бухгалтерской справки по своему усмотрению и в зависимости от того, какую хозяйственную операцию он подкрепляет этим документом. Так, в случае с исправлением ошибки в справке необходимо подробно изложить причины погрешности и привести правильные данные. Все эти данные можно сгруппировать в таблицу. Только нужно иметь в виду, что справка должна содержать все реквизиты, указанные в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». То есть наименование и дату составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции, а также наименование должностных лиц, уполномоченных подписывать этот документ. Разработанную форму справки необходимо закрепить в учетной политике фирмы. При разработке формы для наименования этого документа лучше использовать терминологию налогового законодательства — «справка бухгалтера».
Важно соблюдать все требования, предъявляемые к «первичке» законом № 129-ФЗ. Иначе есть вероятность того, что судьи не примут во внимание неверно составленный документ и все труды бухгалтера будут напрасными. Так, один из споров закончился в пользу налоговиков, так как в справке отсутствовала дата ее составления (постановление ФАС СЗО от 15 декабря 2005 г. № А56-276/04).
В справке лучше привести как можно больше информации, чтобы при проверке стало ясно, откуда взялась та или иная цифра. К этой справке можно приложить ксерокопии документов, из которых следует, что исправление нужно было внести, — это позволит в дальнейшем избежать проблем, связанных с поиском оснований для произведенного исправления. Часто подобные письменные комментарии помогают убедить арбитров в правоте плательщиков. В ряде случаев с помощью справок удалось избежать санкций за неполную уплату НДС (см. постановления ФАС МО от 21 сентября 2004 г. № КА-А40/8138-04, ФАС ПО от 31 марта 2005 г. № А55-7002/04-44). Также справки об исправлении ошибок помогли организации не платить штраф по статье 120 Налогового кодекса РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов в виде неправильного отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций (постановление ФАС ЗСО от 15 ноября 2005 г. № Ф04-9333/2005(16763-А27-19)).
Когда нет документального подтверждения операций, требующих расчета
Еще один пример, когда пригодится бухгалтерская справка: если фирма реализует товары как облагаемые, так и не облагаемые НДС (ст. 149 НК РФ), то предстоит распределить сумму налога, относящуюся к общехозяйственным расходам. Нужно одну часть включить в состав затрат, а другую принять к вычету (п. 4 ст. 170 НК РФ). Расчет этих сумм необходимо обосновать и оформить оправдательным документом. Этим оправдательным документом послужит справка бухгалтера. Поскольку бухгалтерским и налоговым законодательством не установлены нормы и правила ведения раздельного учета, то именно такая справка может служить хорошим подспорьем при возможных разбирательствах с налоговиками. Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 23 августа 2005 г., 22 августа 2005 г. № Ф09-493/05-С2 расчеты в бухгалтерской справке пропорции по облагаемым и необлагаемым операциям суд признал раздельным учетом, а требования налоговиков неправомерными.
С ее помощью можно обосновать и любые другие операции, требующие арифметического расчета. Рассмотрим наиболее распространенные из них. К примеру, на расчетный счет фирмы поступила частичная оплата за товар. Компания выписывает себе счет-фактуру. А так как НДС в этой сумме отдельно не выделен, то его нужно рассчитать. Этот расчет можно сделать в бухгалтерской справке. При проверке такой документ подтвердит правильность произведенных расчетов.
При расчете сумм амортизации основных средств, при расчете больничных, отпускных, всевозможных пособий и прочих операциях тоже составляется справка бухгалтера.
Когда отсутствуют первичные документы или недостаточно информации в «первичке»
Бывают ситуации, когда теряются документы и для их восстановления необходимо продолжительное время. В этом случае при проверке за неимением «первички» бухгалтерская справка поможет оправдать операции в учете. Лучше всего в справке указать реквизиты утерянных документов или документов, которые отсутствуют по другим причинам. Есть пример, когда суд кассационной инстанции признал такую запись возможным обоснованием права компании на вычет НДС (постановление ФАС СЗО от 28 ноября 2005 г. № А13-10139/04-15).
Бухгалтерскую справку пишут и при недостаточности информации, содержащейся в первичных учетных документах. В этих случаях справка сама является первичным учетным документом. Так, в одном деле фирме удалось с помощью бухгалтерской справки доказать правомерность отнесения в состав внереализационных расходов безнадежных долгов, по которым истек срок исковой давности (постановление ФАС МО от 9 марта 2006 г. № КА-А40/1064-06). При проведении проверки компания предъявила инспекторам как договоры, так и накладные на отгрузку товаров, свидетельствующие о моменте возникновения дебиторской задолженности. По истечении сроков давности бухгалтер составлял такие справки о наличии безнадежных долгов, также оформлялись приказы о списании задолженности. Суд признал, что все необходимые документальные основания для списания в расходы сумм безнадежных долгов есть, и отклонил все претензии налоговиков.
